http://jibun.atmarkit.co.jp/ljibun01/rensai/consult/consult024.html
もっともだが、突込みが足りないんじゃないかなあ。
「会議」は、企業で仕事をする上で、ごく日常的におこなわれる必須のイベントだ。
しかし、私も今まで多くの会議に出ていて、会議を効果的に効率よく「利用」している例が少ないことを感じている。
一言で「会議」といっても、目的によって分類ができると思う。
- その場で考える会議
- 議題が漠然としていて、参加者の知識もばらばら。とりあえず、与えられた議題を中心にいろいろなアイデア、意見を自由に出す。頭をやわらかくして選択肢を考え出して広げていくためにおこなう。
- 情報を共有する会議
- 出席者の知識レベルを高くすると同時に、合わせるためにおこなう。何かを決定するための前提として出席者全員が持っている知識を持ち寄る場合もある。知識のないメンバーに対して、知識を持っているメンバーが教えて、なにかの業務をしてもらう、といった場合もある。逆にヒアリング、というのもここに入るかもしれない。
- 何かを決定する会議
- 議題が明確で、出席者の知識もほぼ同じレベル。細かな知識の差を埋めながら、その場で用意された選択肢のどれを選ぶか決定する。出席者全員が決定に責任を持つための「証拠」としての意味を持つ。
多くのプロジェクトで上から下へと会議の質が変化していくはず。しかし大抵はそういったことが意識されていない。「目的」を明確に意識していないと、ダラダラと時間を潰すだけの会議をプロジェクトの最初から最後まで続けてしまう。
実際、驚くほどきちんと考えている人間がいない。
目的を意識していたとしても「会議は常に何かを決定するのだ」と思い込んでいるような場合もある。これはこれで迷惑だ。上記のとおり、知識のレベルを合わせるための「会議」も必要な場合が多いからだ。特に最近はそうである。
また、知識がないのに、会議がはじまるまで何の用意もしない人も多い。今の時代、さまざまな方法で知識を得ることはできる。インターネットもそうだが、企業においてはグループウェアや、たとえば電子メールや「イントラネット」などでも情報の共有は可能だ。
結局、会議のうち、強化すべきなのはブレインストーミングとしての役割を持つ「その場で考える会議」と責任を明確にして強力に何かを進めるための前提とする「何かを決定する会議」のはずだ。私の個人的な印象だが、少なくとも日本の企業においては「情報を共有する会議」が多すぎる。
少なくとも会議の前には、その会議に関する書類に目を通すとか、前回の「議事録」を読んでおくとか、そういった最低限の「予習」をすべきだろう。メンバーにそれを徹底させるべきだ。その上で、上記の目的を明確にして臨めば、会議を有益なものにすることができるはずだ。
